Agenda | Central de Ajuda Pregoaria

O que é

Um calendário único que junta tudo o que tem data no sistema: sessões de disputa, prazos dos processos, assinaturas de ata ou contrato, vencimento das certidões dos clientes, entregas de empenho e os compromissos da própria equipe (reunião, tarefa, lembrete). Você pode ver em Mês, Semana, Dia ou Lista, filtrar, criar um compromisso digitando uma frase, imprimir o relatório de licitações do dia e assinar a agenda dentro do Google Agenda, do Outlook ou do iPhone.

Para que serve

Para ninguém perder prazo nem sessão, perceber quando duas sessões do mesmo responsável batem no horário e levar a agenda do Pregoaria para o calendário que a equipe já usa no celular.

O que aparece na Agenda

Tipo	De onde vem	Regra
Sessão	Data e hora da sessão do processo	Passa para "Já ocorridos" depois que acontece. Não aparece para processo Perdido, Fracassado, Cancelado, Revogado ou Anulado.
Processo (prazo comum)	Lista de Prazos do processo	Só prazos não concluídos, de processo vivo (não arquivado e não encerrado).
Recurso	Prazo cujo nome contém "recurso"	Mesmo critério dos prazos.
Assinatura	Data de assinatura do processo	Passa para "Já ocorridos" depois da data.
Certidão	Validade de cada certidão de cada cliente	Vencida aparece em "Atrasados" até ser renovada.
Empenho	Prazo de entrega do empenho	Some quando o empenho chega em "Despachado".
Compromisso	Criado na própria Agenda	Tarefa ou lembrete vencido e não feito fica "Atrasado". Reunião passada ou item marcado como feito vai para "Já ocorridos".

Prazos de esclarecimento e de impugnação que já venceram somem, porque não dá mais para protocolar. As faixas da Lista são Atrasados, Em 7 dias, Em 30 dias, Mais adiante e Já ocorridos.

Passo a passo

Escolher como ver

0 de 4 passos

Abra Agenda.
Na barra do topo, escolha Mês, Semana, Dia ou Lista. O sistema lembra a sua escolha neste aparelho. Na primeira vez, abre em Semana no computador e em Dia no celular.
Use as setas para andar no tempo e Hoje para voltar ao dia atual.
Clique num dia da grade para abrir o Dia. Clique num item para ir ao processo, cliente, empenho ou compromisso.

Cada dia diz por extenso se é FERIADO, FACULT. (ponto facultativo), SEM EXP. (dia sem expediente cadastrado pela equipe) ou fim de semana. Um dia com mais de 3 itens recebe o rótulo Pesado. A cor nunca é o único aviso.

Filtrar

0 de 3 passos

Na grade, use a caixa Buscar órgão ou prazo (atalho /), os botões de Assuntos (Licitações e prazos, Jurídico, Documentos e certidões, Empenhos, Tarefas) e, quando há mais de um cliente no período, o filtro por cliente.
Na Lista, clique nos cartões Atrasados, Em 7 dias, Em 30 dias e Mais adiante para filtrar por período. Escolha Agrupar por assunto ou por data.
Se aparecer "N itens atrasados, ver na Lista", clique para ir à Lista já filtrada.

Criar um compromisso digitando uma frase

0 de 5 passos

No campo "Digite um compromisso", escreva como falaria. Exemplo: reunião com Vale Verde sexta 14h sobre o PE 45. O atalho N leva o cursor para esse campo.
Aperte Enter ou clique em Entender. O sistema mostra um quadro "Entendi" com tipo, quando, hora, local, cliente, processo e responsável. Nada é gravado ainda.
Se algo for ambíguo (um "sexta" dito numa sexta, "dia 20", dois clientes parecidos, dois processos "45"), o sistema pergunta com botões em vez de adivinhar. Clique na resposta. O que ele não entendeu aparece como "Não entendi … e deixei de fora".
Avisos amarelos dizem se o dia é feriado, ponto facultativo, fim de semana ou se já passou, e se o sistema assumiu um horário: "de manhã" vale 09:00, "à tarde" 14:00, "fim do dia" 17:00, "cedo" 08:00 e "à noite" 19:00.
Clique em Criar compromisso (ou Criar N compromissos). Aparece um aviso por 10 segundos com Desfazer.

A frase aceita tipo (reunião, tarefa, lembrete), dia (hoje, amanhã, sexta, dia 20, 20/10, "daqui a 3 dias", "daqui a 5 dias úteis"), hora (14h, 14:30, das 9h às 10h30, até 17h, meio-dia), cliente, processo, responsável ("pra Ana"), local, vários dias ("dia 10 e dia 20") e repetição ("toda segunda 9h"). O responsável padrão é você, se o seu e-mail é de alguém da equipe.

Editar, concluir ou apagar um compromisso

0 de 3 passos

Clique no compromisso. Abre a gaveta Compromisso.
Edite título, tipo, dia, horas, cliente, processo, responsável e descrição. Marque Já foi feito se for o caso e clique em Salvar. Na visão Dia, cada compromisso próprio tem uma caixa para marcar como feito sem abrir a gaveta.
Para apagar, clique em Apagar e confirme com Sim, apagar. O compromisso vai para a Lixeira e pode ser restaurado em Administração > Lixeira, ou desfeito pelo aviso de 10 segundos.

O título tem até 200 letras, a descrição até 4.000 e a hora de fim precisa ser depois da de início.

Entender o aviso de duas sessões muito próximas

Se duas sessões do mesmo responsável ficam com menos de 2 horas de distância no mesmo dia, as duas ganham um aviso amarelo. O aviso nunca bloqueia nada. O sistema compara o nome do responsável sem acento e sem diferenciar maiúsculas, então "Ana" e "Ana Souza" não são comparadas.

Imprimir o relatório de licitações do período

0 de 3 passos

Clique em Relatório de licitações do dia/período. O botão só aparece quando a agenda tem itens.
Escolha De e Até (ou Hoje). A tabela traz data, horário, órgão, edital, modalidade, portal e status das sessões.
Clique em Baixar para imprimir/PDF.

Baixar uma cópia da agenda (arquivo .ics)

Clique em Exportar agenda (.ics). O arquivo traz tudo o que ainda não ocorreu como eventos de dia inteiro, sem hora. É uma foto de hoje e não se atualiza sozinho. Para uma agenda que se atualiza, use o link do calendário.

Ver a Agenda no Google Agenda, Outlook ou iPhone

0 de 5 passos

Clique em Assinar no calendário.
Clique em Criar link e escolha:
- o Nome do link, só para você se achar;
- O que aparece: sessões e assinaturas, prazos e recursos, validade das certidões, entregas de empenho e seus compromissos. Marque pelo menos um;
- Esconder os nomes dos clientes, que já vem marcado e é o recomendado. As certidões aparecem como "Cliente oculto".
Clique em Criar link e depois em Copiar link. O endereço aparece uma única vez. Ele é secreto: quem tiver o endereço vê a sua agenda.
Cole no calendário:
- Google Agenda (computador): em calendar.google.com, ao lado de "Outras agendas", clique em + > Do URL > cole > Adicionar agenda. O Google atualiza por conta própria e pode levar até 1 dia.
- iPhone ou iPad: toque em Abrir no calendário, ou vá em Ajustes > Calendário > Contas > Adicionar conta > Outra > Adicionar calendário assinado. Cole em Servidor e salve.
- Outlook (web): Calendário > Adicionar calendário > Assinar da web > cole o endereço, dê um nome e clique em Importar.
Para gerenciar depois, abra a mesma gaveta. Cada link mostra o último acesso e três botões: Mudar o que aparece (o endereço continua o mesmo), Gerar link novo (o antigo para na hora, e o sistema pede confirmação) e Desligar (também pede confirmação).

Você pode ter 5 links ligados ao mesmo tempo.

Atalhos de teclado

Valem com a Agenda em foco e fora dos campos de digitação: T hoje, M mês, S semana, D dia, L lista, N novo compromisso e / buscar. Na grade, as setas andam de dia em dia (← e → um dia, ↑ e ↓ uma semana). Home e End vão ao início e ao fim da semana, e PageUp e PageDown mudam a semana (ou o mês, na visão Mês). O botão Atalhos de teclado liga e desliga tudo isso.

Regras e limites

Só a equipe cria links de assinatura, em plano com o módulo Agenda e com a conta em dia. Se houver cobrança pendente, o sistema recusa e pede para regularizar o pagamento.
O link mostra uma janela de 60 dias para trás e 400 para frente. Ele nunca leva valores em reais, notas, anexos, e-mails nem telefones. Só serve para leitura.
Endereço errado, desligado ou de conta sem acesso recebe sempre a mesma resposta, "Não encontrado".
O Google Agenda não atualiza na hora: pode levar até 1 dia.
O link não sincroniza de volta: o que você muda no Google não volta para o Pregoaria.
A frase não usa IA. Frases muito diferentes das aceitas podem cair em "Não entendi".
O aviso de sessões próximas depende de o campo Responsável estar digitado igual nos dois processos.
Feriados e pontos facultativos nacionais vêm de uma tabela do sistema. Os dias sem expediente locais vêm do que a equipe cadastrou e das respostas "O órgão teve expediente" do cartão Prazos da lei.
O cartão Prazos da lei (Lei 14.133), no processo, sugere o último dia para impugnar e calcula o último dia das razões do recurso. Ele nunca grava sozinho. Veja Processos.

Problemas comuns e como resolver

"Os compromissos próprios ainda não estão ativos neste ambiente": fale com a Pregoaria.
"A assinatura do calendário ainda não está ativa": fale com a Pregoaria.
Criei o link, mas o Google não mostra nada: espere. O Google pode levar até 1 dia para atualizar e não dá para acelerar.
Perdi o endereço do link: ele aparece uma única vez. Gere um link novo na mesma gaveta.
Um prazo vencido sumiu: prazos de esclarecimento e impugnação vencidos somem de propósito. Certidão vencida continua aparecendo.
O sistema não entendeu minha frase: escreva com o tipo, o dia e a hora de forma mais direta, ou crie o compromisso pelo botão da gaveta.

Veja também

Processos, Certidões dos clientes, Empenhos, Painel, Notificações e Lixeira.