Empenhos | Central de Ajuda Pregoaria

O que é

O empenho é o documento em que o órgão público reserva o dinheiro e "pede" a entrega depois que você ganhou a licitação. Esta tela controla esse documento: o cliente que vai faturar, a licitação de origem, os itens, o valor, o prazo de entrega, a nota fiscal e a etapa em que ele está, do "recebi" até o "despachado". A equipe lança o empenho. O cliente acompanha e atualiza a etapa dele pela Área do Cliente.

Para que serve

Não perder prazo de entrega. O empenho com entrega nos próximos 7 dias aparece no Painel, na Agenda e no sino de notificações.
Passar o empenho ao cliente pelo WhatsApp, com mensagem pronta, e saber se ele leu.
Ter a ficha do empenho em PDF, com itens, valores e endereço de entrega.
Alimentar o Fechamento: a comissão cobrada do cliente é calculada em cima dos empenhos.

Passo a passo

Lançar um empenho lendo o PDF (usa IA)

0 de 9 passos

Vá em Depois da vitória > Empenhos.
Na coluna da esquerda, clique em Importar PDF do empenho. O botão fica desligado se ainda não existe nenhum cliente cadastrado.
Clique na área tracejada ou arraste um ou vários PDFs. Aparece "Lendo PDF" e depois "Lido com sucesso". Um PDF com mais de uma nota de empenho vira uma linha para cada nota.
Em cada linha, confira e corrija o Nº do empenho, o Valor, a Data de emissão, o Órgão emissor e os itens. Se a leitura falhar, aparece "Falha na leitura, preencha manualmente".
Escolha o Cliente (empresa que vai faturar) de cada linha. A caixa fica com borda vermelha enquanto estiver vazia.
A Licitação de origem é opcional. Deixe em branco se a licitação é antiga, de antes do sistema. Se escolher a licitação, o botão Corrigir com a licitação troca a descrição de cada item pela descrição oficial.
Se quiser, informe o Período de referência da comissão, que define em qual fechamento a comissão entra.
Clique em Lançar N empenhos. O sistema grava um por vez e mostra "Empenhos lançados", com um aviso para cada um. O PDF original fica guardado no empenho.
O cliente é avisado por notificação ("Novo empenho recebido") quando o empenho entra como "Aguardando Leitura", que é o padrão da importação.

Lançar um empenho à mão

0 de 5 passos

Em Empenhos, clique em Lançar manualmente (ou Novo empenho, quando a lista está vazia).
Os campos obrigatórios são o Nº do empenho e o Cliente. Os outros são o valor total, o órgão emissor, o número do órgão (UASG), o CNPJ do órgão, a licitação de origem, a dotação orçamentária, o endereço de entrega e as datas de emissão, recebimento e prazo de entrega.
Em Situação atual do empenho, o padrão é "Novo": o fluxo segue normal e o cliente é avisado. Para um empenho que já andou fora do sistema, escolha "Já está" na etapa certa (lançamento de histórico). O cliente não é avisado e o empenho entra nas estatísticas com as datas que você informar.
Em Lançamento da comissão, escolha Única, lançada de uma vez no mês do recebimento, ou Parcelada, com o número de parcelas e o mês da primeira.
Clique em Criar empenho.

Acompanhar e completar um empenho

Clique no empenho na lista. A página mostra o cabeçalho (número, órgão, cliente, licitação de origem, situação, urgência da entrega e a trilha das etapas) e cinco abas:

Dados: identificação, valor total, dotação e número da nota fiscal. Aqui também se troca o cliente ou a licitação de origem.
Itens: descrição, sequência, marca, quantidade e valor unitário, com o botão + Item e Corrigir descrições com a licitação. Aqui fica também o lançamento da comissão.
Anotações: datas de controle (emissão, recebimento, envio à empresa, prazo de entrega e faturamento), endereço de entrega e dois campos de texto separados:
- Anotações internas (só a equipe vê): para preço de custo, combinados internos e lembretes de cobrança. O cliente não vê este campo, nem na Área do Cliente nem na ficha do empenho.
- Observações compartilhadas com o cliente: o cliente vê e pode editar este texto na Área do Cliente, e ele sai na ficha do empenho. Não coloque aqui nada interno.
Documentos: Adicionar documento(s) em PDF (o próprio empenho, ordem de compra, aditivos). O cliente pode baixar na Área do Cliente. Aqui também ficam as notas fiscais enviadas pelo cliente.
Ficha: a ficha pronta para imprimir, com Baixar ficha para imprimir/PDF, e o bloco de envio ao cliente.

Tudo é salvo sozinho enquanto você digita.

Enviar o empenho ao cliente por WhatsApp

0 de 4 passos

Abra o empenho > aba Ficha > Envio ao cliente para faturamento.
O cliente precisa ter um WhatsApp cadastrado (geral ou com finalidade "Empenhos"). Se não houver, aparece um aviso pedindo o cadastro.
Confira a mensagem pronta e clique em Enviar via WhatsApp. O WhatsApp abre com o texto pronto e o envio final é seu: você aperta enviar lá. O sistema marca a data de "Envio à empresa".
Se o cliente tem e-mail, aparece também Enviar por e-mail, que abre o seu programa de e-mail com o texto pronto.

Enviar vários empenhos de uma vez

0 de 3 passos

Em Empenhos, clique em Selecionar vários e marque os empenhos.
Baixar N fichas combinadas (.pdf) gera um PDF com uma ficha por página.
Enviar por WhatsApp, agrupado por contato mostra um botão por contato. Cada contato recebe uma só mensagem, com a lista dos empenhos dele. Os empenhos de clientes sem WhatsApp ficam fora do envio, mas entram no PDF.

O que o cliente faz

Na Área do Cliente, em Empenhos, o cliente:

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Vê a lista dos empenhos dele, com filtro por etapa e por data de recebimento. Os não lidos aparecem com um ponto vermelho.
Clica em Confirmar leitura. O empenho passa de "Aguardando Leitura" para "Recebido".
Muda a Etapa (Aguardando Leitura, Recebido, Aguardando Produto, Aguardando Faturamento, Faturado ou Despachado) e informa a Data de faturamento. Informar a data já move para "Faturado".
Baixa a ficha e os documentos que a equipe anexou.
Envia a nota fiscal: digita o número (obrigatório), escolhe a data de emissão e anexa o arquivo em PDF.
Escreve observações, que ele e a assessoria veem.

Excluir um empenho

Em qualquer aba, vá ao rodapé, clique em Excluir empenho e confirme. A tela diz "definitivamente", mas o empenho vai para a Lixeira e dá para restaurar. A exclusão fica no registro de auditoria. Veja Lixeira.

Regras e limites

A equipe não muda a etapa do empenho: quem faz isso é o cliente, pela Área do Cliente. Se o cliente não usa a Área do Cliente, a etapa fica em "Aguardando Leitura".
O cliente é obrigatório ao criar. Um empenho sem cliente fica fora do Fechamento.
A data de recebimento define em que mês o empenho entra no Fechamento. Sem ela, ele não aparece lá.
A comissão parcelada aceita de 1 a 240 parcelas. A última parcela leva a sobra dos centavos, para a soma bater com o valor do empenho.
Notas fiscais e documentos aceitam só PDF.
Se a soma dos itens não bate com o valor total, a ficha mostra um aviso amarelo. Ele não impede nada.
Só a equipe cria, edita e exclui. O cliente só altera etapa, observações, faturamento, notas fiscais e a confirmação de leitura.
O sistema avisa a equipe sobre entregas dos próximos 7 dias e lembra o cliente dos empenhos que ele ainda não confirmou como lidos (só para logins com a área Empenhos e notificações ativas).
O Pregoaria não controla quanto de uma ata já foi empenhado nem quanto resta, e não avisa quando uma ata está acabando. No processo existem só os campos informativos de número da ata, órgão gerenciador e validade, sem alerta.
O WhatsApp não é enviado pelo sistema: ele abre pronto e a pessoa envia.
A leitura por IA pode errar. Por isso existe a tela de revisão antes de lançar. Importar o PDF não vincula a licitação sozinho.

Problemas comuns e como resolver

"Importar PDF do empenho" está desligado: não há cliente cadastrado. Cadastre em Cadastros > Clientes.
"Falha na leitura": o PDF pode estar escaneado ou ilegível, ou os créditos acabaram. Preencha à mão e confira o saldo em Administração > Créditos de IA.
O cliente não achou o empenho: confira se o empenho está com o cliente certo e se o login do cliente tem a área Empenhos liberada.
O empenho não aparece no fechamento: falta a data de recebimento ou o cliente, ou o valor está zerado. Use a conferência antes de fechar.
As descrições dos itens estão diferentes da licitação: use Corrigir descrições com a licitação.
Um empenho sumiu: procure na Lixeira.

Veja também

Fechamento, A Receber, Área do Cliente, Clientes, Processos, Produtos Ganhos, Painel, Agenda e Lixeira.