Fechamento

O que é

A central onde a assessoria fecha o mês com cada cliente. Ela apura quanto de comissão tem a cobrar sobre os empenhos recebidos, soma a mensalidade e os serviços extras, gera os documentos (recibo, relatório de empenhos, de comissão e de participações), trava o período para ele não mudar mais e lança a cobrança em A Receber. Há também relatórios internos de saúde do negócio, como inadimplência, evolução em 12 meses e comissão futura.

Para que serve

• Fechar o mês de cada cliente em minutos, com números que batem com os empenhos cadastrados.
• Não mandar um relatório ao cliente e ele mudar depois (a trava de período).
• Saber, antes de fechar, o que está errado nos cadastros (a Conferência).
• Cobrar com base no que foi apurado e acompanhar quem está atrasado.
• Entregar ao contador o que ele precisa.

Como a tela funciona

Em cima ficam os filtros: Cliente (um só nos relatórios para enviar ao cliente, vários nos internos), De e Até, com atalhos Mês atual, Mês anterior, Trimestre e Ano, e, em alguns relatórios, Valor dos empenhos. Essa última opção escolhe entre Parcela do mês (um empenho parcelado conta só a parcela de cada mês) e Total do empenho (conta o valor cheio uma vez, no mês em que começou). Os relatórios que mostram a situação de hoje avisam que não dependem de período.

Abaixo, quatro grupos de botões, e dentro de cada grupo as etiquetas de cada relatório, cada uma com o selo Enviar ao cliente ou Interno.

Grupo 1: Fechamento do cliente (para enviar ao cliente)

• Pacote completo: Participações, Empenhos, Comissão e Recibo num único PDF.
• Empenhos: os empenhos do período. O parcelado mostra só o valor da parcela do mês.
• Comissão: a comissão do período, com a base de cálculo e a parcela de cada linha.
• Participações: todas as licitações do período, com valor nas ganhas (inclusive as preliminares: julgamento, habilitação e adjudicado) e R$ 0,00 nas demais. Traz licitações, ganhas, perdidas e a taxa de sucesso.
• Participações, só ganhas: apenas as efetivamente ganhas (Homologado), com o valor de cada uma.
• Recibo: comissão mais mensalidade mais serviços extras, com texto de recibo e linha de assinatura.

Grupo 2: Visão da consultoria (interno)

• Conferência antes de fechar: lista o que corrigir, com erros em vermelho, "conferir" em âmbar e informações.
• Todos os clientes: uma linha por cliente, com empenhos, comissão, mensalidade, extras, total a cobrar e a situação (Travado ou Aberto). Permite Travar marcados e Lançar cobranças dos marcados em lote.
• Resumo executivo: empenhado, comissão, cobranças, recebido, despesas pagas e resultado de caixa, comparado com o período anterior e com o mesmo período do ano passado, com os 5 maiores clientes.
• Evolução 12 meses: gráficos e tabela mês a mês.
• Comissão futura: as parcelas de comissão ainda por vencer nos próximos 12 meses, só de empenhos parcelados já cadastrados.

Grupo 3: Cobrança e caixa

• Inadimplência: as cobranças em aberto por cliente e por faixa (a vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, mais de 90 dias e sem vencimento), o prazo médio de recebimento e o percentual pago em dia.
• Extrato do cliente (selo Enviar ao cliente): tudo o que foi cobrado, o que foi pago e o saldo devedor, com envio por WhatsApp ou e-mail.
• Apurado x recebido: compara o que o período rendeu com o que foi lançado em A Receber e com o que de fato entrou.

Grupo 4: Carteira e operação

• Empenhos por etapa: o valor parado em cada etapa e os empenhos em aberto por tempo desde o recebimento, com os mais antigos primeiro e o botão Abrir.
• Por cliente e por órgão: ranking, ticket médio e concentração da carteira, com alerta quando o maior passa de 50%.
• Pacote do contador: cobranças e despesas do período por categoria e uma base para a emissão de nota de serviço por cliente.

Passo a passo

Fechar o mês de um cliente

Fechar vários clientes de uma vez

Reabrir um período travado

Ver quem está devendo

Abra Cobrança e caixa > Inadimplência, que mostra a situação de hoje, e use o Extrato do cliente para mandar ao cliente o saldo devedor.

Regras e limites

• Como a comissão é calculada: o valor do empenho (ou da parcela do mês) multiplicado pelo percentual de comissão cadastrado no cliente, no campo "Comissão sobre empenhos (%)". Cliente sem percentual sai com comissão zero, e a tela avisa.
• Qual empenho entra em qual mês: na comissão parcelada, pelo mês da 1ª parcela e uma parcela por mês. Na comissão única, pelo período de referência do empenho, se preenchido, ou pela data de recebimento. Empenho sem data de recebimento ou sem cliente não entra.
• Participações: entram as licitações do cliente cuja data da sessão, ou a de cadastro, cai no período.
• Trava: uma por cliente e por período. Travar e reabrir ficam registrados na auditoria. A trava congela o relatório, e não os dados: ela não impede editar empenhos. Qualquer pessoa da equipe pode reabrir.
• Se a tela avisar que a trava de período ainda não está disponível, os relatórios funcionam normalmente, só que sem a trava.
• A Conferência verifica empenhos sem data de recebimento, com valor zerado ou sem cliente, comissão parcelada com número de parcelas inválido, clientes sem percentual de comissão, período travado cujos dados mudaram, cobrança lançada em duplicidade, clientes sem movimento e períodos ainda não travados.
• As despesas nos relatórios internos são da consultoria toda e não mudam com o filtro de clientes.
• O PDF é gerado no navegador e funciona no celular. Relatórios largos saem em paisagem.
• Não é contabilidade. O recibo não tem valor fiscal e o Pacote do contador é uma base para o contador emitir a nota.
• O sistema não envia o fechamento ao cliente sozinho e não cobra o cliente: "Lançar como cobrança" só cria a linha em A Receber.
• A comissão depende dos empenhos cadastrados. Empenho que não foi lançado não existe para o Fechamento.
• As participações "ganhas" incluem preliminares, que podem mudar até a homologação. O relatório "só ganhas" mostra apenas as homologadas.

Problemas comuns e como resolver

• A comissão está zerada: falta o percentual no cadastro do cliente, ou o valor do empenho está vazio ou zerado.
• Um empenho não aparece no mês: confira a data de recebimento e o período de referência da comissão do empenho.
• "Esse período já está travado": outra pessoa travou ao mesmo tempo. Recarregue a página.
• Há cobrança duplicada em A Receber: a Conferência acusa. Exclua a repetida em A Receber.
• A tela está com cadeado: o plano não inclui o Fechamento.

Veja também

Empenhos, Clientes, Processos, A Receber, A Pagar, Fluxo de Caixa, Registro de auditoria e Painel.