Certidões dos clientes | Central de Ajuda Pregoaria

O que é

Um controle da validade das certidões e documentos de cada empresa cliente (CND Federal, FGTS, trabalhista, estadual, municipal, falência e outras), com o PDF guardado, o atalho para emitir no site oficial e alertas antes de vencer.

Para que serve

Nenhuma licitação se perde por certidão vencida. O sistema mostra o que vence nos próximos 30 dias, coloca na Agenda, avisa no Painel, no sino e por notificação para a equipe, e deixa o PDF mais recente à mão para anexar no portal ou enviar ao cliente.

Tipos de certidão disponíveis

CND Federal (Receita Federal e PGFN), CRF FGTS (Caixa), CNDT de débitos trabalhistas (TST), Certidão Negativa Estadual, Certidão Negativa Municipal, Certidão de Falência e Concordata, Certidão Simplificada (Junta Comercial) e Outro documento, para o qual você digita o nome, por exemplo "Atestado de capacidade técnica". As três primeiras têm o botão Emitir, que abre o site oficial.

Passo a passo

Cadastrar uma certidão

0 de 5 passos

Vá em Clientes, escolha o cliente e abra Cadastro > Situação Cadastral.
Na seção Certidões e documentos, clique em + Adicionar.
Escolha o Tipo de documento. Se for "Outro documento", digite o Nome do documento.
Informe a Data de validade e, se quiser, o Link de verificação (cole o link de consulta da certidão).
Clique em Adicionar. A certidão entra na lista, ordenada pela validade: as que vencem primeiro ficam no alto e as sem data, no fim.

Atualizar a validade depois de emitir uma nova

0 de 3 passos

Na linha da certidão, clique em Emitir (CND Federal, FGTS e CNDT) para abrir o site oficial. As demais você emite no site do órgão correspondente.
Volte e troque a data no campo da própria linha. A mudança é salva na hora.
O rótulo ao lado muda sozinho: Válida, Vence em 21d (o número é a quantidade de dias que faltam, de 0 a 30), Vencida ou Pendente (sem data).

Guardar o PDF da certidão

0 de 3 passos

Na linha da certidão, clique em Enviar PDF e escolha o arquivo.
Depois aparecem Baixar PDF, que abre o arquivo por um link temporário, e Substituir.
Se aparecer "Não consegui enviar esse arquivo", confira se é um PDF e tente de novo.

Verificar a autenticidade

Se você colou o link de verificação, a linha mostra o botão Verificar, que abre a consulta.

Regularizar a partir do Painel

0 de 2 passos

No Painel, clique no cartão Certidões a regularizar. Ele mostra as vencidas e as que vencem em até 30 dias.
Clique na certidão. O sistema abre a linha dela no cadastro do cliente e a destaca.

Ver as certidões dentro do processo

0 de 3 passos

Abra o processo > Documentos & Arquivos > Certidões do cliente.
A lista é só de leitura, com tipo, validade e situação. Para mudar algo, vá ao cadastro do cliente.
Sem cliente vinculado ao processo, a tela diz "Este processo ainda não tem cliente vinculado". Se o cliente não tem certidões, diz "Este cliente ainda não tem certidões cadastradas".

Consultar a situação do CNPJ

Acima das certidões fica a seção Situação no CNPJ. O botão Consultar / Atualizar (precisa do CNPJ do cliente) traz a situação cadastral, a razão social oficial e o endereço, a partir de uma consulta pública. É uma informação de apoio e não é uma certidão.

Filtrar clientes por certidão

Na lista de Clientes, os botões Certidão vencida, Vencendo em 30 dias e Com processo em andamento mostram quais clientes pedem atenção.

Quem recebe aviso e como

Onde	Regra
Painel	"Certidões a regularizar": vencidas ou vencendo em até 30 dias.
Agenda	Item "Certidão" no dia da validade. A vencida fica em "Atrasados" até renovar. Pode ir no link de calendário.
Sino (topo)	Certidões que vencem em até 7 dias, incluindo as já vencidas.
Número vermelho do menu Agenda	Conta as certidões que vencem em até 7 dias.
Notificação para a equipe	Aviso para os usuários da equipe que ativaram as notificações: "Certidão vencida". O aviso se repete enquanto a data não for atualizada. O cliente não recebe esse aviso.
Área do Cliente	Cartão "Certidões vencidas ou a vencer" e a aba Documentos, onde o cliente baixa o PDF mais recente.

Regras e limites

Certidão sem data de validade aparece como "Pendente" e não entra nos alertas.
Certidão vencida continua pendente até a equipe atualizar a data.
Um mesmo cliente pode ter mais de uma certidão do mesmo tipo. Não há trava de duplicidade.
O PDF é guardado num espaço privado da sua conta, e o link para baixar é temporário.
Só a equipe edita. Não existe histórico das versões antigas: Substituir troca o arquivo.
O sistema não emite a certidão sozinho. Os portais oficiais exigem login e verificação anti-robô, então o botão Emitir só abre o site oficial. A equipe emite, envia o PDF e atualiza a data.
O sistema não lê o PDF: a validade é digitada pela equipe, e ele não confere se o arquivo é válido ou autêntico.
A consulta de CNPJ usa um serviço público de terceiros, que pode ficar fora do ar, e não substitui a certidão oficial.

Problemas comuns e como resolver

Minha certidão não aparece em "Certidões a regularizar": falta a data de validade, ou ela vence em mais de 30 dias.
A sub-aba "Certidões do cliente" do processo está com cadeado: o plano não inclui o módulo.
O cliente diz que não vê a certidão: o usuário dele precisa da área "Documentos (certidões)" liberada e o PDF precisa estar enviado.
"Não consegui abrir o arquivo agora": tente de novo. O link temporário expira em poucos minutos.
O cliente tem várias certidões iguais: remova a antiga com a lixeirinha.
O aviso de certidão vencida continua chegando: atualize a data da certidão no cadastro do cliente.

Veja também

Clientes, Painel, Agenda, Checklist de documentos, Processos e Área do Cliente.