Clientes | Central de Ajuda Pregoaria

O que é

O cadastro de cada empresa cliente da assessoria, a empresa que disputa as licitações. Guarda os dados para proposta, os contatos e o WhatsApp por assunto, as certidões com validade, as condições comerciais e quem da empresa pode entrar na Área do Cliente. Quase tudo no sistema (processos, empenhos, certidões, fechamento) se liga a um cliente.

Para que serve

Ter num lugar só o que você precisa para montar propostas e peças: razão social, CNPJ, endereço, representante legal, dados bancários e logo.
Controlar as certidões, com validade, PDF, link para emitir e alerta de vencimento.
Dar ao cliente um portal próprio, escolhendo por pessoa o que ela pode ver.
Definir comissão, mensalidade, imposto e frete padrão, que alimentam fechamentos e cobranças.

Passo a passo

Cadastrar um cliente

0 de 3 passos

Vá em Cadastros > Clientes e clique em Novo cliente, no topo da lista.
Preencha a Razão social. É o único campo obrigatório. Os demais ajudam depois: CNPJ, porte da empresa (ME/EPP, Normal, Cooperativa ou MEI), contato, telefone, e-mail, WhatsApp com DDD, endereço completo, comissão sobre empenhos, mensalidade, imposto e frete padrão, e o usuário do Compras.gov.
Clique em Criar cliente. O cliente aparece selecionado na lista.

O sistema não guarda a senha do Compras.gov. Você registra só o login e "onde está a senha".

Completar o cadastro

O cliente tem cinco abas: Cadastro, Oportunidades, Contratos, Jurídico e Receitas. Tudo o que você edita é salvo sozinho, não existe botão Salvar.

0 de 4 passos

Em Cadastro > Dados p/ Proposta, preencha porte, endereço e a identificação que sai em toda proposta: inscrição estadual, representante legal, cargo, RG, CPF, banco, agência e conta.
Em Cadastro > Situação Cadastral, o bloco Dados cadastrais traz Razão social, CNPJ, Pessoa de contato, Telefone e E-mail: dá para corrigir direto, sem excluir e recriar o cliente. A razão social não aceita ficar vazia, e o CNPJ usa a mesma máscara do cadastro novo. Mais abaixo, clique em Consultar/Atualizar para ver a situação no CNPJ na Receita Federal. Na lista de Certidões e documentos, use Adicionar, informe o tipo, a validade e o link de verificação, e anexe o PDF com Enviar PDF.
Em Cadastro > Contatos & Acesso, informe o WhatsApp geral e os contatos por assunto (Empenhos, Orçamento e custos, Financeiro e fechamento, Geral). O sistema escolhe o contato certo na hora de enviar.
Em Oportunidades, veja o acesso ao Compras.gov e a lista de processos do cliente. Em Contratos, os empenhos e o total empenhado. Em Jurídico, os recursos pendentes. Em Receitas, as condições comerciais padrão.

0 de 6 passos

Abra o cliente e vá em Cadastro > Contatos & Acesso > Usuários com acesso à Área do Cliente.
Preencha o Nome (opcional) e o E-mail de login.
Marque pelo menos uma área: Empenhos, Orçamentos (solicitações de custos), Relatórios (faturamento e financeiro da licitação), Documentos (certidões) ou Agenda de licitações.
Clique em + Adicionar usuário. O sistema cria o login e envia à pessoa um e-mail para ela definir a própria senha.
Para mudar depois o que a pessoa vê, marque ou desmarque as caixas ao lado do nome. A mudança é salva na hora.
O botão de lixeira ao lado do usuário apaga o acesso e o login da pessoa, sem pedir confirmação nesta tela. Para voltar, será preciso cadastrar de novo.

Ver como o cliente vê

Na parte de cima do cliente, clique em Visualizar como este cliente. Abre a Área do Cliente dele sem você sair da sua sessão, com a faixa "Modo equipe". Para voltar, clique em Voltar para a equipe.

Como o cliente entra

0 de 4 passos

A pessoa abre o endereço do sistema e fica na aba Área do Cliente.
Digita o e-mail e a senha, confirma a verificação "não sou um robô" e clica em Entrar.
Se esqueceu a senha, clica em Esqueci minha senha, informa o e-mail e define uma nova senha pelo link que chega por e-mail.
Dentro, o cliente vê só as áreas liberadas para ele, mais o Suporte, que está sempre disponível.

Excluir um cliente

Na última parte da página, clique em Excluir cliente e confirme com Sim, excluir. Apesar de a tela dizer "definitivamente", o cliente vai para a Lixeira, de onde dá para restaurar em Administração > Lixeira.

Regras e limites

Login de cliente só no plano Corporativo. Em outros planos o botão aparece, mas o sistema recusa e avisa que o recurso está disponível a partir do Corporativo.
E-mail único: o e-mail não pode ser o de outro usuário de cliente nem o de alguém da equipe.
As áreas são por pessoa, não por empresa: dois usuários do mesmo cliente podem ver coisas diferentes. Pelo menos uma área é obrigatória.
O cliente nunca vê as contas a receber e as receitas da assessoria. Na linha do tempo das licitações, ele vê só órgão, número do edital, data da disputa e as fases.
Segurança do login do cliente: depois de 5 senhas erradas seguidas, o e-mail fica bloqueado por 15 minutos.
Certidões: o sistema não emite certidão. Ele guarda validade, link e PDF e avisa quando vencer.
Criar, alterar áreas, remover acesso e excluir cliente ficam registrados na auditoria.
Comissão, mensalidade, imposto e frete cadastrados aqui são valores padrão. O cálculo e a cobrança acontecem no Fechamento.

Problemas comuns e como resolver

"Já existe um usuário cadastrado com esse e-mail": o e-mail já é usuário de cliente, de qualquer empresa. Use outro.
"Esse e-mail já é conta de equipe": o e-mail pertence a alguém da sua equipe. Use outro para o cliente.
A pessoa não recebeu o e-mail para definir a senha: peça para clicar em Esqueci minha senha na tela de login e olhar o spam.
"Marque ao menos uma área de acesso": selecione pelo menos uma caixa antes de adicionar.
O cliente diz que não vê Orçamentos ou Empenhos: falta marcar a área para o e-mail dele. Marque na lista e a mudança é salva na hora.
"Este e-mail não está liberado para a Área do Cliente": o e-mail não foi cadastrado como usuário de cliente.

Veja também

Processos, Empenhos, Certidões dos clientes, Fechamento, Área do Cliente, Usuários da Área do Cliente, Analista de Editais e Lixeira.