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Checklist de documentos
Uma lista de documentos do processo, com uma caixa de "pronto" em cada um e uma barra de progresso, para a equipe saber o que ainda falta reunir para a habilitação.
- Onde fica
- Menu lateral > Processos > o processo > aba Documentos & Arquivos > sub-aba Checklist (a lista) ou Habilitação (ligar arquivos e montar o pacote). A escolha dos documentos exigidos fica na aba Análise & Recursos, no bloco da análise do edital.
- Para quem
- Equipe da assessoria.
- A partir do plano
- Todos os planos (a partir do Básico)
- Créditos de IA
- O checklist, a escolha dos documentos e o pacote de habilitação não gastam crédito. O que gasta é a análise do edital que gera a lista de documentos.
O que é
Uma lista de documentos do processo, com uma caixa de "pronto" em cada um e uma barra de progresso, para a equipe saber o que ainda falta reunir para a habilitação. A lista pode vir da análise do edital, em que você escolhe quais documentos exigidos entram, ou ser digitada à mão. Na sub-aba Habilitação você liga um arquivo de verdade a cada documento e baixa tudo junto, numa ordem que você define.
Para que serve
Não esquecer nenhum documento exigido quando o pregoeiro convocar a empresa, sem encher o checklist com documentos que não se aplicam ao seu caso, e ter os arquivos da habilitação reunidos e em ordem, prontos para enviar.
Passo a passo
Escolher os documentos exigidos que entram no checklist
0 de 10 passos
- Importe o edital e aplique a análise. Veja Importar um edital.
- Abra o processo e vá em Análise & Recursos, no bloco da análise do edital, onde aparecem os Documentos exigidos.
- Os documentos aparecem agrupados por categoria: habilitação jurídica, fiscal e trabalhista, econômico-financeira, qualificação técnica, declarações, proposta e outros. A categoria é sugerida a partir do nome do documento, então um documento pode cair em "outros".
- Cada documento é uma linha compacta, com um marcador redondo à esquerda. Clique na linha para escolher: o marcador passa de "+" para o azul da marca com um visto. O nome aparece resumido. O texto completo da exigência do edital fica no botão i, no fim da linha.
- Escolha, um a um, os que valem para você. Os escolhidos entram no checklist do processo. A análise não coloca mais todos os documentos no checklist sozinha.
- Ao lado do nome de cada categoria há um contador, como 0/4. Quando todos os documentos da categoria estão escolhidos, o contador vira um selo verde, por exemplo 4/4.
- Para ganhar tempo, use Selecionar todos, Selecionar todos da categoria e Limpar seleção. O Limpar seleção tira só o que veio da análise. O que você digitou à mão no checklist continua lá.
- Um documento que já está marcado como pronto pede confirmação antes de sair da seleção. Ele aparece com um escudo no marcador e o selo Pronto.
- Se o documento corresponde a uma certidão do cliente (CND Federal, FGTS, trabalhista, estadual, municipal, falência ou simplificada), a linha mostra a situação da certidão dele num selo: Válida, Vence em 21d (o número é a quantidade de dias que faltam), Vencida ou sem arquivo.
- Reanalisar o edital não apaga as escolhas já feitas.
Em telas largas as linhas ficam em até três colunas, e no celular em uma.
Usar o checklist
0 de 5 passos
- Abra o processo e vá em Documentos & Arquivos > Checklist. O título é Documentos do processo. Ao lado aparecem "X de Y prontos" e uma barra de progresso.
- Para adicionar um documento, digite no campo Novo documento e aperte Enter (ou clique em +).
- Para marcar como pronto, clique na caixa à esquerda. O texto fica riscado.
- Para remover, clique na lixeirinha.
- Quando a lista está vazia, a tela mostra "Nenhum documento na checklist".
Ligar arquivos e montar o pacote de habilitação
A sub-aba Habilitação trabalha com os documentos que já estão no checklist. Se o processo ainda não tem a lista, escolha os documentos exigidos (veja acima) ou adicione-os pelo Checklist.
0 de 10 passos
- Abra o processo e vá em Documentos & Arquivos. No menu que se abre, clique em Habilitação.
- No alto da tela está o bloco Pacote, sempre visível. Enquanto nenhum arquivo está ligado, ele mostra Pacote (0 arquivos), os botões Preparar pasta no computador e Baixar .zip aparecem desativados e um aviso pede para ligar um arquivo a cada documento.
- Logo abaixo, em Ligar arquivo a cada documento, os documentos aparecem agrupados por categoria (habilitação jurídica, fiscal e trabalhista, econômico-financeira, qualificação técnica, declarações). Cada linha mostra o nome, um selo e o botão Ligar arquivo. O selo é Sem arquivo, ou a situação da certidão do cliente: Válida, Vence em 21d (o número é a quantidade de dias que faltam) ou Vencida.
- Clique em Ligar arquivo na linha do documento. Abre uma caixa logo abaixo da linha:
- se o documento é uma certidão que o cliente tem cadastrada (por exemplo CND Federal, FGTS ou CNDT), aparece Certidões do cliente com o nome do arquivo. Clique nele para ligar;
- para usar outro arquivo, clique no link discreto Outro arquivo do processo (N)…, que mostra os arquivos subidos na sub-aba Arquivos do processo (por exemplo o edital e o termo de referência);
- se o documento não corresponde a nenhuma certidão do cliente (como o contrato social), a caixa já mostra direto Arquivos do processo;
- Cancelar fecha a caixa sem ligar nada.
- Depois de ligado, o marcador da linha ganha o escudo azul e aparecem o nome do arquivo, Trocar (abre a mesma caixa) e Remover. Remover pede confirmação e só desfaz a ligação: o documento do cliente ou do processo não é apagado.
- Cada arquivo ligado entra no bloco Pacote, que passa a mostrar Pacote (N arquivos), numerados em ordem. Para mudar a ordem, use as setas para cima e para baixo de cada item ou arraste o item. O pacote é gerado exatamente nessa ordem.
- Para tirar um item do pacote, clique no X do item e confirme. Isso também desfaz a ligação daquele documento, que volta a mostrar Ligar arquivo; o arquivo em si não é apagado.
- Para levar os arquivos, escolha um dos dois botões do bloco Pacote:
- Baixar .zip: baixa um único arquivo .zip com tudo. Funciona em qualquer navegador. Depois é só extrair.
- Preparar pasta no computador: grava os arquivos direto numa pasta do seu computador. Este botão só existe no Chrome e no Edge. No Firefox e no Safari ele não aparece e a tela avisa: use Baixar .zip.
- Se o pacote tem alguma certidão vencida, o sistema avisa quais são e pergunta se deseja gerar mesmo assim. Você decide: confirmar gera o pacote, cancelar não gera nada.
- O .zip é baixado pelo navegador, como qualquer download. O pacote só vale para os documentos que têm arquivo ligado; os que ainda mostram Sem arquivo ou Ligar arquivo não entram.
Como ficam os nomes. O pacote usa a data da sessão do processo, não a data de hoje. O .zip se chama, por exemplo, 2026-10-16 - 078_2026_-_Prefeitura_Municipal_de_Serra_Azul.zip: data da sessão (ano-mês-dia), número do edital e nome do órgão, sem acentos, com sublinhado no lugar de espaços e barras. Dentro, cada arquivo começa pelo número da posição no pacote, como 01 - CND-Federal.pdf e 02 - Termo_de_Referencia.pdf. Na pasta do computador a organização é a mesma: uma pasta com a data da sessão, dentro dela uma pasta do processo, e dentro os arquivos numerados.
Acompanhar pela Esteira
Perto da sessão (de 3 dias antes até o dia), o cartão do processo na Esteira mostra Documentos X/Y quando ainda faltam documentos prontos.
Regras e limites
- O checklist é gravado como parte do processo. Cada alteração salva só a lista de documentos e não desfaz o trabalho de colegas em outros campos.
- A comparação de nomes ignora acento, maiúscula e pontuação, para não repetir "Certidão Negativa Federal" e "certidão negativa federal".
- A seleção e o checklist só organizam a lista. Eles não leem o seu documento nem confirmam que ele atende à exigência do edital.
- A ligação automática com certidões só vale para os 7 tipos de certidão do cadastro do cliente. Outros documentos, como balanço, atestados e contrato social, não têm vínculo automático.
- Os arquivos do processo ficam na aba Documentos & Arquivos > Arquivos. Para ligar um deles a um documento exigido, o arquivo precisa estar lá primeiro.
- A sub-aba Habilitação só junta e ordena os arquivos que você ligou. Ela não lê os documentos, não confere se atendem ao edital e não assina nada. Atestados, balanço e contrato social são escolhidos por você, um a um, entre os arquivos do processo.
- O pacote vale para os documentos com arquivo ligado. Um documento sem arquivo não entra, e a ordem é a do bloco Pacote.
- Baixar .zip funciona em qualquer navegador. Preparar pasta no computador só existe no Chrome e no Edge; se o navegador não deixar gravar na pasta, use Baixar .zip.
- Certidão vencida não trava o pacote: o sistema avisa e pergunta se você quer gerar mesmo assim.
- O nome do .zip e da pasta usa a data da sessão do processo, não a data em que você gerou.
- As declarações padrão do portal de compras (como a de ME/EPP) são feitas no próprio portal ao cadastrar a proposta. O Pregoaria tem modelos de declaração em PDF no Jurídico IA, que é outra coisa.
Problemas comuns e como resolver
- A lista de documentos veio com itens que não valem: simplesmente não os escolha. Se algum já entrou, remova pela lixeirinha.
- A mesma certidão aparece duas vezes: a comparação é pelo nome. Nomes diferentes, como "CND Federal" e "Certidão da Receita", ficam separados. Apague um deles.
- Mudei de ideia sobre um documento já pronto: clique de novo e confirme.
- O documento mostra "sem arquivo": o cliente não tem aquela certidão cadastrada. Veja Certidões dos clientes.
- Os botões Preparar pasta no computador e Baixar .zip estão desativados: nenhum documento tem arquivo ligado ainda. Clique em Ligar arquivo em pelo menos um documento.
- Não aparece Preparar pasta no computador: o navegador não tem esse recurso (só Chrome e Edge têm). Use Baixar .zip e extraia o arquivo.
- Quero outra ordem dos documentos no pacote: no bloco Pacote, use as setas de cada item ou arraste o item para o lugar certo.
- A caixa de Ligar arquivo só mostra a certidão do cliente e eu quero outro arquivo: clique em Outro arquivo do processo (N)….
- Liguei o arquivo errado: clique em Trocar na linha do documento (ou em Remover, para desligar).
- A sub-aba Checklist está com cadeado: o plano não inclui o módulo.
Veja também
Importar um edital, Certidões dos clientes, Esteira e Processos.
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