Custos & Proposta | Central de Ajuda Pregoaria

O que é

O caminho do dinheiro de uma licitação, em quatro peças que se alimentam:

Solicitação de custos ao cliente (Mapa de custos): a lista dos itens do edital que a equipe manda ao cliente, por WhatsApp, e-mail ou PDF, para ele informar o custo unitário de cada item.
Valor final (disputa): depois da sessão, a equipe anota a que valor cada item chegou. Isso indica que a empresa venceu aquele item.
Proposta comercial: documento pronto para imprimir ou salvar em PDF, com os itens ganhos, validade, prazo, pagamento, garantia e a identificação da empresa.
Relatório financeiro ao cliente: quanto a empresa ganhou, menos custo, impostos, frete, comissão e outros descontos, o que dá o saldo líquido.

Para que serve

Saber se a licitação vale a pena (preço de referência do órgão contra o custo do cliente), formar o preço na disputa, emitir a proposta sem digitar tudo de novo e prestar contas ao cliente do que sobrou depois dos descontos.

Passo a passo

Montar a solicitação de custos

0 de 6 passos

Abra o processo > Custos & Financeiro > Custos & Proposta. A seção se chama Solicitação de custos ao cliente.
Escolha de onde vêm os itens:
- Se a análise do edital já achou itens, aparece "N itens já foram identificados na análise do edital". Clique em Importar ou em Dispensar.
- Importar itens do termo de referência (PDF): anexe o PDF, a IA lê e lista os itens (3 créditos), você marca os que entram na disputa, ajusta o que for preciso e clica em Adicionar N itens.
- Item manual: adiciona uma linha em branco.
Em cada item, preencha o número, a descrição, a unidade, a marca (opcional) e a quantidade. Há três valores: Ref. órgão (o valor de referência do órgão, ou "Sigiloso" quando não há), Custo unit. (o cliente preenche, e a equipe também pode) e Valor final (disputa).
Preencha a Cidade da licitação, a(s) Cidade(s) de entrega (pode ser mais de uma, cada uma com informações extras, como acesso difícil ou frete alto), o Tipo de entrega (única ou parcelada), o Prazo para o cliente retornar os custos e as Observações.
Clique em Salvar. Na primeira vez que os itens aparecem, o cliente recebe uma notificação "Nova solicitação de custos". Salvar de novo não repete o aviso.
Quando o cliente devolve os custos, o lembrete "Solicitar custos ao cliente" do processo é dado como concluído sozinho.

Enviar para o cliente

Depois de salvar, a barra de ações mostra:

WhatsApp: abre o WhatsApp com a mensagem pronta (órgão, edital, data, cidades, prazo). Usa o contato do cliente com finalidade "Orçamento/Custos" ou o geral. Sem número cadastrado, o sistema pede para cadastrar um.
PDF: baixa a solicitação com logo, dados do processo e uma tabela com as colunas de custo para preencher.
E-mail: abre o seu e-mail com o texto pronto. E-mail automático: o próprio sistema envia ao cliente, com a tabela dos itens, e registra a data e a hora do envio. Os dois só aparecem se o cliente tem e-mail cadastrado.
Editar: volta para a edição.
Em lote: em Processos, clique em Selecionar vários, marque os processos e use Baixar N solicitações combinadas (.pdf) ou Enviar por WhatsApp, agrupado por contato.

Como o cliente responde

0 de 3 passos

O cliente entra em Orçamentos. Ele só vê processos dele, não arquivados, com itens, e cuja sessão ainda não passou.
Clica em Confirmar leitura. A equipe passa a ver o selo "lido".
Preenche a marca e o custo unitário de cada item. Tudo é salvo automaticamente. Ele também vê as cidades de entrega, o tipo de entrega e o prazo de retorno.

Lançar o valor final da disputa

0 de 2 passos

Depois da sessão, clique em Editar e preencha o Valor final (disputa) dos itens que a empresa ganhou. Salve.
O sistema entende que o item foi ganho, leva os itens ganhos para a Proposta comercial e, se o processo estava "Em andamento", muda o status para Julgamento. A etapa vai para Habilitação e nunca recua se a equipe já a adiantou.

Emitir a proposta comercial

0 de 6 passos

Com o processo em Julgamento ou adiante, aparece a seção Proposta comercial, abaixo do mapa de custos.
Para montar os itens, use Importar itens ganhos (do Mapa de Custos), Importar itens do termo de referência (PDF) (3 créditos), Item manual ou Aplicar modelo padrão. Ao importar de novo os itens ganhos, o item desclassificado sai, o convocado entra e o que foi digitado à mão fica.
Em cada item, confira número, descrição, marca, quantidade, Valor ganho e Custo unit. O custo não sai impresso. O total da proposta é a soma de quantidade vezes valor ganho.
Complete Validade da proposta (dias), Prazo de entrega, Condições de pagamento, Garantia e Observações. Eles vêm do modelo padrão, que você muda em Configurar modelo padrão. Clique em Salvar proposta.
Clique em Baixar para imprimir/PDF. O documento traz a identificação da empresa vinda do cadastro do cliente (CNPJ, inscrição estadual, representante, endereço, banco, agência e conta), a validade, o prazo, o pagamento, a garantia e a linha de assinatura.
O Resumo interno (não impresso) mostra venda, custo e margem, em reais e em percentual, quando há custos lançados.

Fechar o relatório financeiro ao cliente

0 de 3 passos

Abaixo da proposta aparece o Relatório financeiro ao cliente. Ele precisa de itens na proposta. Sem eles, o sistema diz para gerar a proposta primeiro.
Informe Impostos, Frete e Comissão, em percentual ou em reais. O botão calcular converte o percentual em reais sobre o total ganho, e os percentuais padrão vêm do cadastro do cliente. Informe também Outros descontos e Observações.
Clique em Salvar relatório e em Baixar para imprimir/PDF.

O saldo líquido é o total ganho menos o custo dos itens, impostos, frete, comissão e outros descontos. O mesmo relatório alimenta a área "Relatórios" da Área do Cliente e o Fechamento.

Regras e limites

O custo que o cliente digita é o custo dele, não o preço de venda. Quem forma o preço é a equipe.
A proposta e o relatório só aparecem a partir de Julgamento. Em "Em andamento", a sub-aba mostra só a solicitação de custos.
Itens identificados pela análise do edital ficam numa caixa de entrada até você Importar ou Dispensar.
Salvar o mapa não apaga o que outra pessoa gravou em outras partes do processo.
O cliente só consegue gravar marca, custo e a confirmação de leitura dos itens.
Os valores usam máscara de reais, com até 4 casas nos valores unitários. A quantidade aceita vírgula, como em "1,5".
O sistema não calcula preço mínimo nem sugere lance: ele organiza referência, custo e margem.
A leitura do PDF do termo pode errar descrição, quantidade ou valor. Itens que não batem com o texto vêm com "conferir", e você deve revisar.
O Valor final (disputa) é digitado pela equipe. Não vem do portal.
O e-mail e o WhatsApp não garantem que o cliente leu: o selo "lido" só aparece quando o cliente clica em Confirmar leitura.
A proposta não tem assinatura digital.
O relatório financeiro depende de a equipe informar impostos, frete e comissão. O sistema não busca alíquotas.

Problemas comuns e como resolver

A sub-aba Custos & Proposta está com cadeado: o plano não inclui o módulo.
A proposta não aparece: o status do processo ainda é "Em andamento". Ela aparece em Julgamento, Habilitação, Adjudicado ou Homologado.
O WhatsApp não abre com número: cadastre no cliente um contato com finalidade "Orçamento/Custos" ou um WhatsApp geral.
O botão E-mail não aparece: cadastre o e-mail do cliente.
"Não foi possível ler este PDF automaticamente": use Tentar outro arquivo ou digite os itens com Item manual.
O cliente não vê a solicitação: ele precisa da área "Orçamentos" liberada, o processo não pode estar arquivado e a data da sessão não pode ter passado.
Itens duplicados ao importar de novo: use Importar itens ganhos (do Mapa de Custos), que substitui só os itens que vieram do mapa e preserva o que foi digitado à mão.

Veja também

Importar um edital, Processos, Clientes, Área do Cliente, Fechamento e Agente de Lances.